Trello, WhatsApp, Pretix, Instagram, Drive und Mail. Über diese sechs Tools organisiert das Erasmus Student Network in Potsdam rund 80 Events pro Semester. Ehrenamtlich, ohne Budget, und das Team wechselt ständig.
Das war unser Praxispartner im Kurs Grundlagen von Unternehmensanwendungen. Wir waren fünf. Die Aufgabe: den Prozess verstehen, Schwachstellen finden, ein Konzept entwickeln und einen Prototyp bauen, den eine Freiwilligenorganisation ohne Geld auch wirklich betreiben kann.
Angefangen haben wir nicht mit Code, sondern mit Gesprächen. Fünf Interviews mit Leuten in ganz unterschiedlichen Rollen, vom Vorstand bis zu jemandem, der als Erasmus-Student nur zu den Events kommt, dazu Beobachtung im Alltag. Eins der Interviews habe ich selbst geführt, auf Englisch. Daraus wurde ein BPMN-Modell des Ist-Prozesses mit eigenen Spuren für jede Rolle, 27 Aufgaben und 12 Entscheidungspunkten. Dann eine Liste mit 15 Schwachstellen und 10 Stärken.
Die wichtigste Schwachstelle war nicht technisch. Jede Rolle sieht nur ihren Ausschnitt des Prozesses, verteilt auf die sechs Tools. Ein Event als Ganzes sieht niemand. Und wenn jemand geht, geht sein Wissen mit.
Unser Konzept hieß deshalb: ein Event, eine gemeinsame Prozesssicht. Das Event ist die eine Quelle der Wahrheit, und jede Rolle bekommt ihre eigene Sicht darauf. Trello fliegt raus, WhatsApp, Pretix und Instagram bleiben, weil sie funktionieren. Vorher haben wir in einer Marktanalyse geprüft, was es dafür schon fertig zu kaufen gibt.
Den Prototyp hat das Team ausgeliefert. Die Demo auf dieser Seite spielt ihn mit Beispieldaten nach. Ein Board, auf dem ein Event von Idee über Planung und Veröffentlichung bis Live und Fertig wandert. Eine öffentliche Anmeldeseite ohne Login: Ist die Kapazität voll, landet man auf der Warteliste. Und ein Ereignisprotokoll mit dem „Process Pulse”. Der zeigt Durchlaufzeiten und Engpässe und prüft, ob ein echtes Event so gelaufen ist, wie der Soll-Prozess es vorsieht. Kleines Process Mining.